Handbuch · User Manual · Version 6 · Juni 2026

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Einleitung

ClockIn ist eine Windows-Desktop-Software für Gesundheitspraxen, Therapiezentren und Dienstleistungsbetriebe mit 1–15 Mitarbeitern.

ClockIn kombiniert zwei Bereiche in einem Programm:

  • HR & Zeiterfassung – Stempeluhr, Dienstplan, Abwesenheiten, Mitarbeiterverwaltung
  • Patienten-/Kundenverwaltung – Akten, Therapieprotokolle, Termine, Rechnungen
🔒 DatenschutzAlle Daten bleiben lokal auf Ihrem Server – kein Cloud-Zugriff, vollständig DSGVO-konform.
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Systemvoraussetzungen & Installation

KomponenteAnforderung
BetriebssystemWindows 10 (64-Bit) oder Windows 11
RAM4 GB mindestens
Speicherplatz500 MB mindestens

Master installieren

  1. Führen Sie ClockIn-Master-Setup.exe aus.
  2. Folgen Sie dem Installationsassistenten.
  3. Starten Sie ClockIn über das Desktop-Symbol.
📁 DatenspeicherortC:\Users\<Name>\AppData\Roaming\ClockIn Master\clockin-master.json
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Erster Start & Demo-Modus

Beim ersten Start erscheint der Lizenzbildschirm. Sie haben zwei Möglichkeiten:

Option A – 7-Tage-Demo starten

Klicken Sie auf „7 Tage kostenlos testen". Alle Funktionen sind vollständig nutzbar. Ein orangefarbener Banner zeigt die verbleibenden Tage an. Nach 7 Tagen müssen Sie eine Lizenz aktivieren – alle eingetragenen Daten bleiben erhalten.

Option B – Lizenz direkt eingeben

Geben Sie Ihren Schlüssel ein und klicken Sie auf „Lizenz aktivieren".

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Lizenz aktivieren

Detail
Preis299 € einmalig (zzgl. gesetzl. MwSt.)
LaufzeitUnbegrenzt – Software läuft für immer
Update-Support24 Monate ab Kaufdatum
Nutzer/PCsUnbegrenzt innerhalb Ihrer Praxis

Update-Support verlängern

OptionPreis
+1 Jahr Update-Support49 €
+2 Jahre Update-Support99 €

Verlängerungs-Buttons erscheinen automatisch in Einstellungen → Lizenz, wenn der Support abgelaufen ist oder in weniger als 60 Tagen abläuft.

Schlüssel eingeben

  1. Starten Sie ClockIn. Der Lizenzbildschirm erscheint, wenn noch keine Lizenz aktiv ist.
  2. Geben Sie Ihren Schlüssel im Format CLOCKIN-L-XXXXXXXX-XXXXXXXX-XXXX ein.
  3. Klicken Sie auf „Lizenz aktivieren".
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Admin-Login – Schritt für Schritt

Admin haben Zugriff auf alle Funktionen. Mitarbeiter sehen nur: Dashboard, Dienstplan, Tausch und eigene Zeiten.

So loggt sich der Admin ein

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ClockIn starten

Öffnen Sie ClockIn über das Desktop-Symbol. Die App lädt alle Daten automatisch.

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PIN-Bildschirm erscheint

Ein Nummerfeld (1–9, 0, Löschen, Bestätigen) wird angezeigt.

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4-stellige PIN eingeben

Nach der 4. Ziffer wird automatisch eingeloggt – kein manuelles Bestätigen nötig.

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Admin-Oberfläche

Alle Module sind in der Seitenleiste sichtbar.

Standard-Admin-PINs (Werkseinstellung)

NamePINRolle
Maria Schmidt1111Admin
Thomas Müller2222Admin
Sabine Wagner3333Admin
⚠️ WichtigÄndern Sie die Standard-PINs sofort nach der Einrichtung! Einstellungen → Mitarbeiter → Person auswählen → PIN ändern.

PIN ändern

  1. Als Admin anmelden.
  2. Mitarbeiter im Hauptmenü öffnen.
  3. Gewünschten Nutzer auswählen.
  4. Feld PIN neu setzen und Speichern klicken.

Mitarbeiter können ihre eigene PIN nicht selbst ändern – das macht immer ein Admin.

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Admin-Funktionen im Überblick

ModulFunktion
DashboardTagesübersicht: wer ist eingestempelt, Stunden, Termine
MitarbeiterAnlegen, bearbeiten, deaktivieren, Verträge hinterlegen
DienstplanWochenplanung, Schichtvorlagen, Tausch-Genehmigungen
AbwesenheitenUrlaub, Krankheit, Überstundenausgleich
ZeiteinträgeAlle Stempelzeiten einsehen und korrigieren
NachrichtenInterne Mitteilungen an alle oder einzelne Mitarbeiter
ExportDatenexport für Lohnbuchhaltung / Archiv
EinstellungenUnternehmen, Pausen, Lizenz, Werksreset
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Mitarbeiter-Login & tägliche Nutzung

Ein- und Ausstempeln

  1. Mit der eigenen PIN einloggen.
  2. Auf dem Dashboard: „Einstempeln"-Button drücken.
  3. Beim nächsten Klick: „Ausstempeln".
  4. Netto-Arbeitszeit wird berechnet (inkl. gesetzlicher Pausenabzug).

Tausch-Antrag stellen

  1. Tausch-Anträge aufrufen.
  2. Eigene Schicht auswählen.
  3. Tausch-Partner und Schicht angeben.
  4. Antrag einreichen – Admin bestätigt oder lehnt ab.
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Patientenakten / Kundenverwaltung

ℹ️ BezeichnungOb die App „Patienten" oder „Kunden" zeigt, wählen Sie beim ersten Start. Jederzeit in den Einstellungen änderbar.

Neue Akte anlegen

  1. Patientenakten im Menü öffnen.
  2. Oben rechts „Neu" klicken.
  3. Stammdaten eingeben (Name, Adresse, Telefon, E-Mail, Geburtsdatum).
  4. Optional: Körpermaße, Therapietyp, Notizen, benutzerdefinierte Felder.
  5. Speichern klicken.

Weitere Funktionen in der Akte

  • Besuche/Therapieprotokolle – Datum, Dauer, Notizen
  • Termine – Terminverwaltung mit Dashboard-Direktlink
  • Dokumente – Anhänge (PDF, Bilder, Befunde)
  • Zahlungen – manuelle Zahlungserfassung
  • Rechnungen – §14 UStG konforme Rechnungserstellung
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Dienstplan & Schichtplanung

Schichtvorlagen

In Einstellungen → Schichten: Bezeichnung, Start-/Endzeit, Farbe definieren.

Wochenplan erstellen

  1. Zur gewünschten Woche navigieren.
  2. Pro Mitarbeiter und Wochentag eine Schicht zuweisen.
  3. Plan speichern – Mitarbeiter sehen die Zuweisung sofort.
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Abrechnung & Rechnungen

  1. In einer Patientenakte auf Rechnungen klicken.
  2. „Neue Rechnung" auswählen.
  3. Leistungen, Menge und Preise eingeben.
  4. Rechnung speichern – wird nach §14 UStG formatiert und kann gedruckt werden.
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Einstellungen & Unternehmensangaben

BereichInhalt
UnternehmensangabenName, Adresse, Tel, E-Mail, Steuernummer, IBAN (erscheinen auf Rechnungen)
PausenzeitenAb 6h: 30 Min. Pause · Ab 9h: 45 Min. Pause (deaktivierbar)
BezeichnungKunden oder Patienten – jederzeit änderbar
LizenzLizenzstatus, Update-Support-Datum, Schlüssel erneuern
WerksresetLöscht alle Daten (doppelte Bestätigung erforderlich)
⚠️ WerksresetLöscht alle Mitarbeiter, Kunden, Zeiten und Einstellungen unwiderruflich.
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Client-Installation (Mehrplatz)

Der Master läuft auf einem PC. Clients verbinden sich über das lokale Netzwerk.

  1. ClockIn-Client-Setup.exe auf dem zweiten PC ausführen.
  2. Im Verbindungsbildschirm die IP-Adresse des Master-PCs eingeben.
  3. Die IP wird in ClockIn Master unten rechts angezeigt (z.B. 192.168.1.10:3737).
  4. Verbinden – Client ist live mit Master synchronisiert.
ℹ️ HinweisDer Client speichert keine Daten lokal und benötigt keinen Lizenzschlüssel. Port 3737 muss in der Firewall freigegeben sein.
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Häufige Fragen & Fehlerbehebung

„Ungültige PIN" – obwohl die PIN stimmt

Prüfen Sie, ob der Nutzer in der Mitarbeiterverwaltung als aktiv markiert ist. Nur aktive Nutzer können sich einloggen.

Client verbindet sich nicht

Master-PC muss eingeschaltet und ClockIn Master geöffnet sein. Firewall: Port 3737 im lokalen Netzwerk freigeben. IP-Adresse nach Router-Neustart erneut prüfen.

Demo-Zeit ist abgelaufen

Lifetime-Lizenz aktivieren (299 €). Alle eingetragenen Daten bleiben vollständig erhalten.

Lizenzschlüssel wird nicht akzeptiert

Format prüfen: CLOCKIN-L-XXXXXXXX-XXXXXXXX-XXXX. Bei Problemen: support@getcarby.app

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Datenschutz & Datensicherung

DSGVO

  • Alle Daten bleiben lokal auf dem Master-PC.
  • Keine Übertragung an externe Server.
  • Sie sind der alleinige Verantwortliche nach DSGVO Art. 4.

Manuelle Datensicherung

Datenbankdatei regelmäßig kopieren:

C:\Users\<IhrName>\AppData\Roaming\ClockIn Master\clockin-master.json

Wiederherstellung

  1. ClockIn schließen.
  2. clockin-master.json durch Sicherungskopie ersetzen.
  3. ClockIn starten – alle Daten wiederhergestellt.
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Introduction

ClockIn is a Windows desktop application for health practices, therapy centers, and service businesses with 1–15 employees.

ClockIn combines two areas in a single application:

  • HR & Time Tracking – time clock, shift planning, absences, employee management
  • Patient / Customer Management – records, therapy logs, appointments, invoices
🔒 PrivacyAll data stays locally on your server – no cloud access required, fully GDPR-compliant.
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System Requirements & Installation

ComponentRequirement
Operating SystemWindows 10 (64-bit) or Windows 11
RAM4 GB minimum
Storage500 MB minimum

Installing the Master

  1. Run ClockIn-Master-Setup.exe.
  2. Follow the installation wizard.
  3. Launch ClockIn from the desktop icon.
📁 Data LocationC:\Users\<Name>\AppData\Roaming\ClockIn Master\clockin-master.json
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First Launch & Demo Mode

On first launch, the license screen appears. You have two options:

Option A – Start 7-Day Demo

Click "Try free for 7 days". All features are fully available. An orange banner shows remaining days. After 7 days you must activate a license – all entered data is retained.

Option B – Enter License Directly

Enter your key and click "Activate License".

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Activating Your License

Details
Price€299 one-time (plus applicable VAT)
DurationUnlimited – software runs forever
Update Support24 months from purchase date
Users / PCsUnlimited within your practice

Renewing Update Support

OptionPrice
+1 Year Update Support€49
+2 Years Update Support€99

Renewal buttons appear automatically in Settings → License when support has expired or expires within 60 days.

Entering Your Key

  1. Launch ClockIn. The license screen appears if no license is active.
  2. Enter your key: CLOCKIN-L-XXXXXXXX-XXXXXXXX-XXXX
  3. Click "Activate License".
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Admin Login – Step by Step

Admin have access to all features. Employees only see: Dashboard, Schedule, Shift Swaps, and own time entries.

How to Log In as Admin

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Launch ClockIn

Open ClockIn from the desktop icon. The app loads all data automatically.

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PIN Screen Appears

A numeric keypad (1–9, 0, Delete, Confirm) is displayed.

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Enter Your 4-Digit PIN

Authentication is automatic after the 4th digit – no manual confirm needed.

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Admin Interface

All modules are visible in the sidebar.

Default Admin PINs (Factory Settings)

NamePINRole
Maria Schmidt1111Admin
Thomas Müller2222Admin
Sabine Wagner3333Admin
⚠️ ImportantChange default PINs immediately after setup! Settings → Employees → Select Person → Change PIN.

Changing a PIN

  1. Log in as Admin.
  2. Open Employees in the main menu.
  3. Select the desired user.
  4. Set a new PIN and click Save.

Employees cannot change their own PIN – only an Admin can do this.

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Admin Functions Overview

ModuleFunction
DashboardDaily overview: who's clocked in, hours, appointments
EmployeesAdd, edit, deactivate, store employment contracts
ScheduleWeekly planning, shift templates, swap approvals
AbsencesVacation, sick leave, overtime compensation
Time EntriesView and correct all time clock records
MessagesInternal announcements to all or individual employees
ExportData export for payroll / archiving
SettingsCompany details, breaks, license, factory reset
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Employee Login & Daily Use

Clocking In and Out

  1. Log in with your own PIN.
  2. On the Dashboard: press "Clock In".
  3. Next click: "Clock Out".
  4. Net working time is calculated automatically (including statutory break deductions).

Requesting a Shift Swap

  1. Open Shift Swap Requests.
  2. Select one of your own shifts.
  3. Select a swap partner and their shift.
  4. Submit – an Admin approves or rejects it.
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Patient / Customer Records

ℹ️ LabelWhether the app shows "Patients" or "Customers" is chosen on first launch. Changeable anytime in Settings.

Creating a New Record

  1. Click Patient Records in the menu.
  2. Click "New" in the top right.
  3. Enter personal data (name, address, phone, email, date of birth).
  4. Optional: body measurements, therapy type, notes, custom fields.
  5. Click Save.

Features within a Record

  • Visits / Therapy logs – date, duration, notes
  • Appointments – scheduling with Dashboard shortcut
  • Documents – attachments (PDF, images, test results)
  • Payments – manual payment recording
  • Invoices – §14 UStG compliant invoicing
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Schedule & Shift Planning

Shift Templates

In Settings → Shifts: define name, start/end time, color.

Creating a Weekly Schedule

  1. Navigate to the desired week.
  2. Assign a shift to each employee and weekday.
  3. Save – employees see their assignments immediately.
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Billing & Invoices

  1. In a patient record, click Invoices.
  2. Select "New Invoice".
  3. Enter services, quantities, and prices.
  4. Save – formatted to §14 UStG, ready to print.
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Settings & Company Information

AreaContent
Company DetailsName, address, phone, email, tax number, IBAN (appear on invoices)
Break TimesAfter 6h: 30 min · After 9h: 45 min (can be disabled)
LabelCustomers or Patients – changeable anytime
LicenseLicense status, update support date, renew key
Factory ResetDeletes all data (double confirmation required)
⚠️ Factory ResetPermanently deletes all employees, customers, time records, and settings.
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Multi-Workstation (Client)

The Master runs on one PC. Clients connect via the local network.

  1. Run ClockIn-Client-Setup.exe on the second PC.
  2. Enter the Master PC's IP address in the connection screen.
  3. The IP is shown in ClockIn Master at the bottom right (e.g. 192.168.1.10:3737).
  4. Connect – client syncs live with the Master.
ℹ️ NoteThe client stores no local data and needs no license key. Port 3737 must be allowed in the firewall.
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FAQ & Troubleshooting

"Invalid PIN" – even though the PIN is correct

Check whether the user is marked as active in employee management. Only active users can log in.

Client won't connect

Master PC must be running with ClockIn Master open. Firewall: allow port 3737. Check the IP after router restarts.

Demo period has expired

Activate a Lifetime License (€299). All data entered during the demo is fully retained.

License key is not accepted

Check format: CLOCKIN-L-XXXXXXXX-XXXXXXXX-XXXX. For help: support@getcarby.app

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Privacy & Data Backup

GDPR

  • All data stored locally on the Master PC.
  • No transmission to external servers.
  • You are the sole data controller under GDPR Art. 4.

Manual Backup

Copy the database file regularly:

C:\Users\<YourName>\AppData\Roaming\ClockIn Master\clockin-master.json

Restoring a Backup

  1. Close ClockIn.
  2. Replace clockin-master.json with your backup copy.
  3. Launch ClockIn – all data restored.