ClockIN ist ein Werkzeug zur lokalen Datenverwaltung. Die Praxis bzw. der Betrieb, der ClockIN einsetzt, ist im Sinne der DSGVO der Verantwortliche für die darin eingetragenen Patienten-, Mitarbeiter- und Kundendaten. ArcadiaApps ist lediglich Anbieter der Software und verarbeitet selbst keine dieser Daten.
ClockIN ist eine kostenlose Android-App für Arztpraxen, Therapeuten, Handwerksbetriebe und andere Dienstleister. Die App vereint digitale Zeiterfassung, Schichtplanung, Patienten- und Kundenverwaltung sowie integrierte Abrechnung in einer Anwendung — ohne Cloud-Anbindung und ohne monatliche Kosten.
ClockIN wurde als Offline-First-App konzipiert. Alle eingegebenen Daten bleiben auf dem Gerät, auf dem die App installiert ist. Eine Internetverbindung ist für den Betrieb der App nicht erforderlich.
Frederic Schroer
ArcadiaApps
Deutschland
E-Mail: ArcadiaApps@proton.me
ArcadiaApps ist verantwortlich für die App selbst (Funktionsweise, Berechtigungen, Datensicherheit der Software). ArcadiaApps verarbeitet keine der in ClockIN eingetragenen Patienten-, Mitarbeiter- oder Kundendaten.
Die Praxis oder das Unternehmen, das ClockIN einsetzt, ist gemäß Art. 4 Nr. 7 DSGVO der Verantwortliche für alle personenbezogenen Daten, die in ClockIN eingegeben werden. Dazu gehören Patientendaten, Mitarbeiterdaten und Abrechnungsinformationen. Diese Stelle ist für die Einhaltung der DSGVO gegenüber ihren Patienten, Kunden und Mitarbeitern verantwortlich.
ClockIN ermöglicht die lokale Verwaltung folgender Datenkategorien. Alle Daten werden ausschließlich auf dem Gerät gespeichert:
| Datenkategorie | Beispiele | Speicherort |
|---|---|---|
| Zeiterfassung | Arbeitsbeginn, Arbeitsende, Pausen, Notizen | Lokal (SQLite) |
| Schichtplanung | Schichten, Mitarbeiterzuordnung, Verfügbarkeiten | Lokal (SQLite) |
| Mitarbeiterdaten | Name, Rolle, Arbeitszeiten | Lokal (SQLite) |
| Patienten- / Kundendaten | Name, Kontaktdaten, Termininfos | Lokal (SQLite) |
| Abrechnungsdaten | Leistungen, Preise, Rechnungen | Lokal (SQLite) |
| Exportierte Dokumente | PDF-Rechnungen, CSV-Exporte | Lokal (Downloads-Ordner) |
Wenn ClockIN in einer Arztpraxis oder therapeutischen Einrichtung eingesetzt wird, können dort Gesundheitsdaten im Sinne von Art. 9 DSGVO verwaltet werden. Diese Daten genießen einen besonderen Schutz.
ArcadiaApps verarbeitet diese Daten selbst zu keinem Zeitpunkt. Sie bleiben ausschließlich auf dem Gerät der Praxis. Die Praxis ist als Verantwortliche verpflichtet, die besonderen Anforderungen der DSGVO für Gesundheitsdaten einzuhalten — insbesondere:
Wir empfehlen Praxen, ihren Datenschutzbeauftragten oder einen Fachanwalt für Datenschutzrecht hinzuzuziehen.
ClockIN nutzt keine externen Analysedienste, keine Cloud-Datenbanken und keine Drittanbieter-SDKs für Werbung oder Tracking.
Die einzige mögliche externe Kommunikation: Beim ersten App-Start können Schriftarten von Google Fonts geladen werden. Dabei wird die IP-Adresse des Geräts kurzzeitig an Google übertragen. Es werden keine App-Daten oder Patientendaten übermittelt. Datenschutzrichtlinie von Google: policies.google.com/privacy
Folgende Dienste werden ausdrücklich nicht verwendet: Firebase, Google Analytics, Crashlytics, Facebook SDK, Adjust, AppsFlyer oder vergleichbare Dienste.
ClockIN fordert keinerlei Berechtigungen für Kamera, Mikrofon, Standort, Kontakte, Kalender oder Bluetooth.
Da alle Daten lokal auf dem Android-Gerät der Praxis gespeichert werden, gilt:
Empfehlung für Praxen: Geräteverschlüsselung aktivieren, starke Bildschirmsperre einrichten, Gerät nicht unbeaufsichtigt lassen und regelmäßige lokale Backups durchführen.
Die Praxis hat jederzeit vollständige Kontrolle über ihre Daten:
Personen, deren Daten in ClockIN verwaltet werden (z. B. Patienten oder Mitarbeiter), haben gegenüber der Praxis als Verantwortliche folgende Rechte:
Diese Rechte sind gegenüber der jeweiligen Praxis geltend zu machen — nicht gegenüber ArcadiaApps, da ArcadiaApps keinen Zugriff auf die gespeicherten Daten hat.
ClockIN richtet sich an Unternehmen und Praxen. Die App ist nicht für die direkte Nutzung durch Kinder unter 16 Jahren vorgesehen. Werden Daten von Minderjährigen (z. B. als Patienten) verwaltet, liegt die datenschutzrechtliche Verantwortung bei der Praxis.
Änderungen werden auf dieser Seite veröffentlicht. Das Datum der letzten Aktualisierung ist oben angegeben. Bei wesentlichen Änderungen werden Nutzer über den Google Play Store informiert.
Bei Fragen zur App ClockIN oder zu dieser Datenschutzerklärung:
ArcadiaApps
E-Mail: ArcadiaApps@proton.me
Für Fragen zur Verarbeitung von Patienten- oder Mitarbeiterdaten wende dich bitte an die Praxis, die ClockIN verwendet — diese ist als datenschutzrechtlich Verantwortliche zuständig.